انتظارات از بخش فناوری اطلاعات سازمان بر اساس گزارش تشکیلات تفصیلی مصوب 1391 به شرح زیر است: 
 

•    برنامه ریزی و فراهم ساختن تمهیدات لازم برای توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات و اتوماسیون اداری سیستم های سازمان
•    برنامه ریزی جهت تامین، پردازش و نگهداری اطلاعات مورد نیاز
•    تهیه، حفظ و نگهداری آمارها، اطلاعات و گزارشات مربوط به خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات
•    مطالعه، توسعه، تغییر، ترمیم و بهینه سازی نرم افزارها، سخت افزارها و شبکه های رایانه ای سازمان
•    بررسی، محاسبه و نظارت و کنترل هزینه های سرمایه ای و اجرایی خدمات فناوری اطلاعات جهت ارائه به ریاست سازمان
•    بررسی و تنظیم قراردادهای خرید، طراحی و پیاده سازی نرم افزارها، سخت افزارها و شبکه های رایانه ای سازمان
•    حصول اطمینان از حفظ و نگهداری اطلاعات و آمارهای محرمانه ضبط شده در سیستم های رایانه ای سازمان
 

همچنین اخیرا در ابتدای سال 1401 در راستای بسترسازی کامل خدمات به صورت برخط به منظور تحقق بیش از پیش شعار دولت هوشمند به جامعه دانشگاهی، ماموریتهای زیر به این دفتر محول شده اند:
 

•    ایجاد پنجره واحد خدمات الکترونیک سازمان امور دانشجویان
•    پشتیبانی به روز و مؤثر از سامانه های کاربردی سازمان
•    طراحی بانک اطلاعات یکپارچه
•    توجه ویژه به حفظ امنیت و پایداری زیرساخت ها و سامانه های کاربردی سازمان
•    شفاف سازی، بازطراحی و توسعه فرآیندها با امکان پیگیری مخاطب به جهت تکریم ارباب رجوع و تسریع امور

تحول دیجیتالی بیش از آن که یک مفهوم فناورانه باشد یک تحول فرهنگی است. سازمان‌های موفق، دانش کارکنان را به توانایی سازمانی تبدیل می‌کنند. بنابراین می‌توان گفت که سرمایه انسانی به میزان شایستگی‌ها و قابلیت‌های کارکنان اشاره دارد. ازطرفی هر تغییری که در سازمان ایجاد می‌شود می‌تواند تعادل افراد و سازمان را برهم بزند. به این دلیل که افراد در مورد جایگاه و موقعیت خود دارای نگرانی هستند و به علت ناتوانی در استفاده از فناوری، اعتمادبه‌نفس خود را از دست خواهند داد. از این رو سازمان‌ بایستی با توسعه و بهبود مهارت‌ها و دانش سرمایه انسانی خود به همراه ایجاد یک فرهنگ یادگیرنده، مشارکتی، نوآورانه، ریسک‌پذیر، باز، مشتری‌محور و شبکه‌محور کارکنان را برای تقابل با نیازهای عصر جدید آماده ‌سازد. مهارت‌های نیروی انسانی نیز می‌بایست برای تبدیل شدن به یک سازمان دیجیتالی و نوآور بازپروری شود. مهارت‌های فناورانه‌ای همچون تحلیل داده، هوش مصنوعی، اینترنت اشیا، رایانش ابری و مهارت‌های نرمی هم چون رهبری دیجیتالی، تجربه دیجیتالی دانشجویان و کارکنان، فرایندهای دیجیتالی و مدل کسب‌وکار دیجیتالی از جمله مواردی هستند که نیروی انسانی یک سازمان پیشرو به منظور ارزش‌آفرینی باید به آن مجهز شود. 
افزون بر ماموریت های کنونی و وظایف جاری محوله به دفتر فناوری اطلاعات و امنیت فضای مجازی، برای پاسخگویی مناسب به چالش های پیش رو، ضروری است مواردی از دو منظر حکمرانی و فنی در اولویت کاری مدیریت این دفتر قرار گیرد.

بر این اساس، به طور کلی به موارد فوق و ماموریت های قبلی دفتر موضوعات زیر را هم باید افزود:
 

•    طراحی، راه‌اندازی و مدیریت مرکز داده اصلی و پشتیبان
•    تامین پهنای باند وسیع، پایدار و در دسترس
•    استقرار نظام مدیریت امنیت زیرساخت، شبکه و سامانه های کاربردی و دیتای سازمان 
•    استقرار نظام مدیریت پروژه و تضمین کیفیت فناوری اطلاعات
•    بسترسازی ارائه خدمات مبتنی بر ماموریت های اصلی سازمان (همچون استعلام مدرک تحصیلی)
•    مدیریت پشتیبانی خدمات، پاسخ‌گویی و رفع مشکلات حوزه فناوری اطلاعات کاربران 
•    تحقیق، توسعه، نوآوری، تحول و ارتقای کیفیت و کمیت ارائه خدمات سازمان
•    استقرار نظام مدیریت دانش 
•    استقرار نظام آمار مبتنی بر هوش سازمانی
•    استقرار آرشیو سازمانی و نظام مدیریت اسناد دیجیتالی
 

بنابراین، با اجرای یک برنامه مهاجرت طی یک نقشه راه سه ساله از وضعیت کنونی ساختار و تشکیلات که در آن همه کارشناسان مستقیما به مدیریت گزارش می دهند، به وضعیت مطلوب اقدام شده است که شرح وظایف و اهداف هر یک از واحدها به تفصیل در زیر ارائه شده است.

دبیرخانه کمیته سیاست گذاری فناوری اطلاعات 

به‌منظور تحقق حاكمیت فناوری اطلاعات در سازمان، در گام اول کمیته سیاست گذاری فناوری اطلاعات سازمان امور دانشجویان، طبق مفاد و ضوابط این آیین‌نامه تشكیل گردیده است.  بدیهی است در فرصت مقتضی نسبت به تشکیل ساختار بالاسری تحت عنوان «شورای حکمرانی فناوری اطلاعات» سازمان نیز اقدام خواهد شد.

کمیته با اتخاذ رویه‌های مناسب، در چارچوب قوانین و مقررات و به‌منظور تحقق مأموریت‌های سازمان، ‌وظایف زیر را به انجام می‌رساند:
 

1- سیاست‌گذاری و سازمان‌دهی مدیریت یکپارچگی سامانه‌های فاوا در سازمان؛
2- بررسی میزان اعمال خط‌مشی‌ها، آیین‌نامه‌ها و استانداردهای داخلی فاوا در واحدهای سازمان؛
3- اولویت بندی تامین هزینه و زمان اجرای طرح‌های فاوا؛
4- ارائه و بررسی جدول زمانی میان و کوتاه مدت اجرایی اقدامات حوزه فاوا؛
5- ارائه و بررسی گزارش های پیشرفت اقدامات و نیز ارزیابی عملكرد برنامه‌های فاوا در سطح سازمان و تبیین موفقیت‌ها و ناكامی‌ها و تحلیل علل آنها؛
6- رسیدگی به درخواست های موردی و اضطراری غیرقابل پیش بینی واحدهای سازمان حسب مورد؛
7- تشخیص و تعیین اصلی‌ترین ریسک‌های برنامه‌های فاوای سازمان به‌منظور مدیریت آنها؛
8- بررسی و تصویب برنامه‌های سالانة فاوای واحدهای سازمان.

دبیرخانه این کمیته در دفتر فناوری اطلاعات و امنیت فضای مجازی، مستقر است.
دبیرخانه مسئولیت اجرایی تشکیل و مستندسازی جلسات کمیته، دعوت از اعضا و تعیین دستور جلسات، جمع‌آوری و دسته بندی اطلاعات موردنیاز، پیگیری مصوبات و انجام امور کارشناسی مورد درخواست اعضای کمیته و حصول اطمینان از انجام تکالیف کمیته را برعهده دارد.
مدیرکل دفتر به عنوان دبیر کمیته نظرها، پیشنهادها و گزارش های دریافتی را از لحاظ اولویت و ارتباط موضوع با مأموریت ها و هدف های تعیین شده، بررسی و حسب مورد جهت اصلاح و تکمیل به مراجع ذی صلاح ارجاع می نماید و یا در دستور کار جلسات کمیته قرار می دهد.

واحد مدیریت و کنترل پروژه

مدیریت پروژه عبارت است از بکارگیری فرآیندها، روش ها، مهارت ها، دانش و تجربه برای دستیابی به اهداف خاص پروژه با توجه به معیارهای پذیرش پروژه در چارچوب پارامترهای مورد توافق. مدیریت پروژه دارای تحویل نهایی است که محدود به یک مقیاس زمانی و بودجه محدود است.
به عبارت دیگر، مدیریت پروژه فرآیند هدایت کار یک تیم برای دستیابی به تمام اهداف پروژه در چارچوب محدودیت های داده شده است. این اطلاعات معمولاً در مستندات پروژه که در ابتدای فرآیند توسعه ایجاد می شود، توضیح داده می شود. محدودیت های اولیه محدوده، زمان و بودجه است. چالش ثانویه بهینه سازی تخصیص ورودی های لازم و به کارگیری آنها برای دستیابی به اهداف از پیش تعریف شده است.
هدف از مدیریت پروژه برنامه ریزی و مدیریت یک پروژه برای تکمیل موفقیت آمیز اهداف فهرست شده و قابل تحویل آن است. این شامل شناسایی و مدیریت ریسک‌ها، مدیریت دقیق منابع، بودجه‌بندی هوشمند و ارتباطات شفاف بین تیم‌ها و ذینفعان متعدد است.
پنج مرحله مدیریت پروژه شامل مفهوم و شروع، برنامه ریزی، اجرا، عملکرد-نظارت و بسته شدن پروژه است. 
مدیران پروژه منابع پروژه را برنامه ریزی و تعیین می کنند، بودجه را تهیه می کنند، پیشرفت را نظارت می کنند و ذینفعان را در تمام طول مسیر آگاه می کنند. همه اینها در چارچوب اهداف و چشم انداز یک سازمان انجام می شود. مدیران پروژه در طیف گسترده ای از پروژه ها از جمله ساخت و ساز، فناوری اطلاعات، منابع انسانی و بازاریابی مورد نیاز هستند.
در این واحد به همه امور فوق پرداخته می شود. علاوه بر آن که برای حصول اطمینان از صحت عملکرد همه واحدهای زیرمجموعه دفتر فناوری اطلاعات و فضای مجازی، نسبت به ایجاد و نظارت بر فرایندهای تضمین کیفیت نیز اقدام می گردد.
تضمین کیفیت فرآیند سیستماتیکی است که برای تعیین اینکه آیا یک محصول یا خدمات الزامات مشخص شده را برآورده می کند یا خیر؟ تضمین کیفیت مجموعه ای از الزامات را برای توسعه یا تولید محصولات قابل اعتماد ایجاد و حفظ می کند.
چرخه تضمین کیفیت شامل چهار مرحله است: برنامه ریزی، انجام، بررسی و اقدام. 

واحد سامانه های کاربردی و اطلاع رسانی

تحلیل، توسعه، استقرار و نگهداری فنی و مدیریت یکپارچه سازی سامانه‌های نرم افزاری در تمام حوزه های سازمان شامل مدیریت جامع خدمات دانشجویی و مدیریت سازمان (مالی، اداری، پرسنلی و رفاهی و ...) و نیز پایگاه های اطلاع رسانی وظیفه اصلی اداره سامانه های کاربردی و اطلاع رسانی در دفتر فناوری اطلاعات و امنیت فضای مجازی است.
دریافت نیازمندی‌های بهره‌بردار و تحلیل فنی آنها از جمله کارکردهای واحد تحلیل سیستم ها در این واحد است که از دو منظر فنی و فرایندی انجام می شود. این کار در قالب جلسات متعدد کارشناسی با حضور کارشناسان مرکز و واحد بهره بردار باید صورت ‌پذیرد. خروجی این مرحله مستند تحلیلی شامل مواردی چون گردش کار دقیق فرآیند، ذی‌نفعان، راهکارهای ممکن برای پیاده‌سازی و ارتباط با سایر سامانه‌های سازمان می باشد. در ادامه، طراحی و پیاده سازی سامانه متناسب با نیاز بهره‌بردار وظیفه واحد توسعه سیستم ها و نظارت بر توسعه از سوی پیمانکار است. ایجاد پل ارتباطی میان واحدهای توسعه و تحلیل با بهره بردار و کاربر نهایی تا تحویل بهینه و مدیریت بهبود مستمر در بازه استقرار سامانه نیز، از جمله اقدامات واحد استقرار سامانه ها در جای جای سازمان است.
همچنین از بارزترین سیاست‌ کلان در حوزه حکمرانی فناوری‌های دیجیتالی توسعه خدمات و سامانه ها بر مبنای اصل تمرکزگرایی و با محوریت دفتر فناوری اطلاعات می باشد. از جمله دلایل اتخاذ این رویکرد را می‌توان جلوگیری از موازی‌کاری، مدیریت منابع، یکسان‌سازی (از منظر شکلی و محتوایی)، برآورده کردن حداقل استانداردهای لازم (از منظر کارایی و امنیتی) و در نهایت حفظ یکپارچگی در ارائه خدمات الکترونیکی به ذی نفعان دانست.

ضروری است ارائه و پشتیبانی از خدمات فناوری‌های دیجیتالی به ذی‌نفعان در سازمان، در قالب شش لایه صورت  پذیرد:
 

•    دیتای مرجع
•    مدیریت یکپارچه‌سازی
•    سامانه‌های کاربردی
•    پایگاه های اطلاع رسانی
•    سامانه‌های مدیریت دانش
•    مدیریت سامانه‌ها 
•    کانال‌های ارتباطی

واحد شبکه و زیر ساخت

امروزه همه ابزارهای ارتباطی مورد استفاده در زندگی روزمره بشر، از یک بستر ارتباطی که حکم شبکه مادر را دارد بهره مند می شوند. تلفن ثابت، تلفن همراه و اینترنت، همه و همه به عنوان ابزارهای ارتباطی، نیازمند زمینه مشترک شبکه ای هستند که با نام زیرساخت ارتباطی شناخته می شود. 
واضح است که یکی از وظایف راهبردی دفتر فناوری اطلاعات و امنیت فضای مجازی ایجاد، توسعه، مدیریت، ساماندهی، نظارت، نگهداری و بهره برداری از شبکه اصلی ارتباطات داده و نیز تأمین منابع پردازشی و ذخیره داده های مهم و حیاتی سازمان است.
با در اختیار گرفتن مجموعه نیروی انسانی متخصص، تجهیزات پردازشی، ذخیره سازی و ارتباطی یکپارچه و گسترده، مسئولیت توسعه، تأمین، انتقال اطلاعات و داده در محیطی امن و کنترل شده، برعهده این دفتر است. ایجاد فرصت برابر در دسترسی به داده ها و بهره گیری از انواع خدمات فاوا در تمامی واحدهای سازمانی و از سوی تمامی ذی نفعان در ارتباطی مطمئن، امن، پایدار و باسهولت مناسب، از دیگر وظایف اصلی دفتر فناوری اطلاعات می باشد.
لز دیگر امور پراهمیت می توان به نظارت و مدیریت بر ترافیک داده های سازمان از دیدگاه امنیت سایبری و حفاظت اطلاعات اشاره نمود. ایجاد بستری امن، سریع و با کیفیت بالا از الزامات اولیه یک شبکه مطمئن و کاراست.
از جمله وظایف سازمانی این حوزه تهیه و تدوین طرح های جامع در زمینه شبکه های ارتباطات زیرساخت و شبکه ارتباط داده بر اساس الزامات، نیازها، استانداردها و ضوابط می باشد. تهیه، تدوین و ارائه دستورالعمل ها، ضوابط، معیارها و استانداردهای فنی و تخصصی مورد نیاز در زمینه توسعه، نگهداشت و بهره برداری از مرکز داده و شبکه زیرساخت نیز از دیگر مسئولیت های مهم می باشد.
ضروری است تمامی امور مربوط به زیرساخت ارتباطی سازمان در پنج بخش تخصصی، ذیل واحد شبکه و زیرساخت سازماندهی شود:
 

•    مدیریت و پشتیبانی مرکز داده
•    مهندسی شبکه های کامپیوتری
•    مهندسی ارتباطات
•    پشتیبانی و خدمات حوزه سیستم های رایانه ای
•    نگهداشت تجهیزات پسیو (سرمایش مرکز داده، برق اضطراری، ژنراتور، اعلام و اطفای حریق و دوربین های حفاظتی)

واحد امنیت فضای مجازی

توسعه و نظارت بر اجرای رویه ها و سیاست های امنیت اطلاعات، ساخت، نگهداری و ارتقاء فناوری امنیتی مانند فایروال ها برای استفاده ایمن از شبکه های کامپیوتری و انتقال و بازیابی اطلاعات. طراحی و اجرای کنترل های امنیتی مناسب برای شناسایی آسیب پذیری ها و حفاظت از فایل های دیجیتال و زیرساخت های الکترونیکی. نظارت و پاسخ به نقض امنیت رایانه، ویروس ها، نفوذ و انجام تحقیقات قانونی از اهم وظایف این واحد است.

واحد پشتیبانی خدمات

میزها یا مراکز خدمات (Service Desks/Service Centers) در سازمان به منظور ارائه بهتر و مدیریت شده خدمات و پشتیبانی از خدمات ارائه شده، شکل می‌گیرند. میز خدمت به‌عنوان یک مرکز ارتباطی در سازمان است که تنها نقطه تماس (Single Point of Contact) میان سازمان و مشتریان داخلی و خارجی به شمار می‌رود. هدف این مرکز ارائه خدمات به‌هنگام و کارآمد به مشتریان سازمان در هر زمان همسو با توافق‌نامه‌ها و تفاهم‌نامه‌های میان آنها و سازمان می‌باشد.
امروزه به توجیه زیادی برای استقرار میز خدمت در سازمان‌ها نیاز نیست؛ چرا که اغلب سازمان‌ها خود به این نتیجه رسیده‌اند که استقرار میز خدمت بهترین گزینه برای ارائه خدمات پشتیبانی محسوب می شود. اما به هر حال فهرست زیر به برخی از مزایای استقرار میز خدمت در سازمان اشاره دارد:
 

•    بهبود ارائه خدمات به مشتریان و رضایت مندی آنها
•    افزایش دسترس پذیری از طریق ایجاد نقطه واحد تماس
•    کاهش تأثیرات منفی بر کسب و کار
•    بهبود استفاده از منابع پشتیبانی و افزایش بهره‌وری پرسنل کسب و کار
•    ایجاد و به روز‌رسانی اطلاعات و دانش خدمات سازمان
 

اهداف اصلی این میزها عبارتند از:
 

•    کاهش مراجعات حضوری
•    کاهش تماس‌های تلفنی و افزایش ثبت تیکت به جای آن
•    کاهش ثبت تیکت و افزایش مراجعه به پایگاه دانش دانشگاه
بدین معنی که اولویت حل مسائل حتی قبل از ثبت درخواست از طریق پایگاه دانش سازمانی می‌باشد. این به دلیل به صرفه بودن هزینه‌های نیروی انسانی و فناوری در این لایه‌ها می‌باشد.
 

در ایران نیز سازمان اداری و استخدامی كشور طی بخشنامه ای در سال 1396 دستورالعملی به همه ادارات و سازمان‌ها ابلاغ کرد که طی آن به منظور ارائه خدمات به موقع، سریع و آسان به ارباب رجوع و همچنین ارتقای رضایت‌مندی آنان، دستگاه‌های اجرایی و استانداری‌ها مکلفند نسبت به برنامه‌ریزی و اجرای مفاد دستورالعمل میز خدمت الکترونیکی و آموزش متصدیان آن اقدام کنند.

اهم دستاوردهای پیاده سازی میز خدمت عبارتند از:
 

•   کاهش محسوس مراجعات حضوری و تلفنی 
•   افزایش محسوس ثبت تیکت توسط کاربران و به تبع آن مستندسازی ارائه خدمات
•   پاسخگویی به عمده درخواست‌ها توسط مرکز تماس (پیشخوان) و پشتیبانان عمومی و فراغت خاطر پرسنل تخصصی برای توسعه سامانه‌های جدید و ارتقای سامانه‌های موجود

همچنین  اقدامات زیر برای افزایش رضایتمندی ذی نفعان سازمان در این واحد در دست اقدام است:
 

•    تأمین، بومی سازی و استقرار سامانه جدید مدیریت خدمات 
•    تدوین مدل بلوغ پیاده سازی نظام مدیریت خدمات در سازمان
•    تدوین نظام خدمات و راهنماهای سازمانی 
•    جذب و آموزش نیروهای جدید برای میز خدمت سازمان

چشم اندازی که برای میزهای خدمت در بلند مدت قابل تصور است تبدیل آنها به مرکز خدمات اشتراکی سازمانی (Shared Service Center) است. مرکز خدمات اشتراکی، همه فعالیت‌های پشتیبانی سازمان را شامل می‌شود و به جای این که فعالیت مربوطه در مکان‌های مختلف انجام گیرد، یک واحد در سازمان متولی انجام آن می‌گردد. مركز خدمات اشتراکی اغلب بخشی از خدمات سازمانی تکراری پشتیبانی در واحدهای مختلف را، به منظور کاهش هزینه ها، استاندارد کردن کارها و یکپارچه‌سازی و بهینه‌سازی آنها و نیز کنترل و نظارت حاکمیتی بر آنها، زیر یک سقف گرد هم می‌آورد. مهم‌ترین بستر لازم برای شکل گیری چنین مراکزی، استانداردشدن کارها و سامانه سپاری آن‌ها می‌باشد. و از این رو، نقطه شروع برای رسیدن به چنین مراکزی یا به عبارت دیگر هسته مرکزی این مراکز، معمولاً میزهای خدمات می‌باشند.

واحد مدیریت دانش و نوآوری

فرآیند مدیریت دانش روشی است که در آن یک کسب‌وکار دانش را مدیریت می‌کند، از جمله جذب، ذخیره‌سازی، سازماندهی، تأیید، امنیت، توزیع و استفاده از آن.

این فرآیند شامل 6 مرحله است:
 

•    جمع آوری 
•    سازماندهی داده ها
•    جمع بندی 
•    تجزیه و تحلیل
•    ترکیب
•    تصمیم گیری

برای حصول اطمینان از استقرار فرایند مدیریت دانش در سازمان، سیستم های مدیریت دانش پیاده سازی می شوند.
سیستم مدیریت دانش هر نوع سیستم فناوری اطلاعات است که دانش را برای بهبود درک، همکاری و همسویی فرآیندها ذخیره و بازیابی می کند. سیستم‌های مدیریت دانش می‌توانند در سازمان‌ها یا تیم‌ها وجود داشته باشند، اما می‌توانند برای متمرکز کردن پایگاه دانش سازمان برای کاربران یا مشتریان نیز استفاده شوند.
طبق تعریف، سیستم مدیریت دانش، سیستمی است برای به کارگیری و استفاده از اصول مدیریت دانش برای اینکه معمولاً کارکنان و مشتریان را قادر می سازد تا اطلاعات مرتبط را ایجاد، به اشتراک بگذارند و سریعاً پیدا کنند.
در این واحد مطالعه، پژوهش و نظارت بر ایجاد فرایندهای لازم برای استقرار سیستم مدیریت دانش در سازمان صورت می پذیرد.
علاوه بر آن وظایف مدیریت بر حوزه تحقیق و توسعه و نوآوری و پژوهش های مربوطه در حیطه مسئولیت های این واحد است.
نقش یک بخش تحقیق و توسعه این است که با ارائه بینش نسبت به بازار و توسعه خدمات- محصولات جدید یا بهبود خدمات موجود، یک کسب و کار را رقابتی نگه دارد. رشد آینده کسب و کار تا حد زیادی به بخش تحقیق و توسعه بستگی دارد.
واحد مدیریت تحول و نوآوری یک طرح چند کارکردی است که پناهگاهی امن برای ایده‌های جدید ایجاد می‌کند. با فرصت‌هایی برای همکاری فردی و گروهی  و در واقع مکانی است که فرهنگ نوآوری را از طریق ایجاد، اشتراک‌گذاری و آزمایش ایده پرورش می‌دهد.