مفهوم هوش و هوشمندی هرچند می‌تواند از منظرهای مختلفی مورد بررسی باشد اما وقتی آن را در مورد یک سازمان به کار می‌بریم، این مفهوم با دیجیتالی شدن سازمان و گذر از مرحله الکترونیکی بودن، در هم تنیده شده است. در واقع میتوان هوشمندی را دستاورد دیجیتالی شدن سازمان و تحول دیجیتال دانست که در سازمان با استفاده از فناوریهای دیجیتالی توانمند م یشود. این دگرگونی در یک سازمان و تبدیل آن به یک سازمان هوشمند نیازمند تحول در مولفه های افراد و تفکر آنها، بازطراحی فرایندها و توسعه فناوری‌ها است. این تغییرات منجر به افزایش بهره وری، افزایش سرعت و انعطافپذیری، بهبود تجربه مشتری و ایجاد ارزش است.
با این نگاه، سازمان هوشمند، سازمانی یادگیرنده است که شبیه به یک موجود زنده می‌تواند با ایجاد و بهره‌برداری مناسب از دانش با سازگاری سریع با تغییرات به چالش‌های محیطی پاسخ داده و قادر به پیش‌بینی و تصمیم‌گیری بهینه است. سازمان‌های هوشمند، داده محور بوده و با دیجیتالی کردن فرایندها و به‌کارگیری فناوری و ابزارهای هوشمند در تحلیل داده به کاهش/حذف دخالت نیروی انسانی در انجام کارها و ارائه بهتر خدمات می‌پردازند.
برای بررسی مفهوم سازمان هوشمند، در ادامه، به مرور برخی مفاهیم و تعاریف مرتبط می‌پردازیم که از منظرهای مختلفی به این موضوع پرداخته شده است، مواردی مانند تعریف فعلی کشور از هوشمندسازی در دولت و سازمان‌های دولتی و تعریف هوشمندی از منظر سنجش آمادگی سازمان‌ها در هوشمندسازی.
مفهوم هوشمندسازی در سطح دولت در کشور
طی حدود دو دهه گذشته از استقرار فناوری اطلاعات در کشور، گام‌های مختلفی در راستای الکترونیکیسازی و هوشمندسازی خدمات عمومی دولت برداشته شده است و برای هوشمندسازی و دیجیتالی‌سازی تعاریف و مشخصاتی ارائه شده است که برخی از مهم‌ترین آنها در ادامه مرور شده است.
1- در دولت هوشمند هدف این است که همه بخش‌های دولت به هم متصل شود و اطلاعات را با هم به اشتراک بگذارند و دستگاه‌ها مبتنی بر اطلاعات به مردم خدمت رسانی کنند.
2- در دولت هوشمند مردم از بروکراسی و کاغذبازی رها می‌شوند و مستقیم به مسیرهای موردنیاز متصل می‌شوند و مدارک را استعلام می‌کنند و همه اطلاعاتی که از مردم نزد دستگاه‌های اجرایی است به اشتراک گذاشته میشود و بدون مراجعه حضوری و ارسال هرگونه مدرک مردم می‌توانند در هر ساعت شبانه روز خدمات مورد نیاز را دریافت کنند و در این شرایط شاهد حکمرانی مبتنی بر داده خواهیم بود.
3- محور اصلی دولت هوشمند استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات برای انجام امور دولتی و ارایه خدمات به شهروندان است.
4- برای الکترونیکی شدن یک خدمت دولتی، لازم است در سه مرحله توسعه انجام گیرد. اولین مرحله توسعه درون سازمانی است. به این معنا که هر سازمانی داده‌های اختصاصی خود، ارتباطات درون سازمانی و مکاتبات اداری خود را الکترونیکی کند. در گام بعدی باید سازمان‌های مختلف بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. گام سوم ایجاد سرویس از ترکیب خدمات سازمان‌های مختلف است که باعث میشود خروجی‌های محسوسی برای شهروندان ایجاد شود. اگر تمامی دستگاه‌ها دیجیتال شوند، اما تعامل سازمان‌ها با همدیگر وجود نداشته باشد، رسیدن به اهداف دولت الکترونیک و متعاقب آن دولت هوشمند، اساساً امکان‌پذیر نیست.
5- اگر دولت الکترونیک محقق شود، سطح بهرهوری و رضایتمندی افزایش یافته و مراجعات کاهش می‌یابد، همچنین کاهش حجم نیروهای انسانی دولت را به دنبال داشته و دسترسی مردم به خدمات در هر ساعتی از شبانه روز امکان‌پذیر خواهد بود.
مطالب بالا، اگرچه نشان میدهند تعریف واحدی برای هوشمندسازی دولت و دولت هوشمند ارائه نشده است، ولی برخی مفاهیم مشترک در آنها وجود دارند که از آن جمله میتوان به موارد جمع‌بندی شده در شکل زیر اشاره کرد.
به منظور هوشمندسازی خدمات دولت، نهادهای مرتبط ایجاد شده و قوانین بالادستی در برنامه‌های توسعه و برنامه‌های بودجه سالیانه پیش‌بینی شده است که از مهم‌ترین آنها میتوان به قانون بودجه 1402 کل کشور اشاره کرد که
در بند «ج» تبصره 7، در مورد هوشمندسازی چنین آورده شده است:
ج- به منظور ارتقای بهره وری و کاهش هزینه‌های دولت و افزایش رضایتمندی مردم، تمام دستگاه‌های اجرائی موضوع ماده (۵) قانون مدیریت خدمات کشوری و ماده (۲۹) قانون برنامه پنجساله ششم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران، نهادهای عمومی غیردولتی و سایر دستگاه‌های دارای ردیف در این قانون، مکلفند ضمن ارائه کلیه خدمات خود از طریق پنجره ملی خدمات دولت هوشمند تا آبان سال ۱۴۰۲، با بهینه‌سازی فرایندها، حداقل بیست درصد (۲۰%) خدمات خود را تا پایان دی سال ۱۴۰۲ به صورت هوشمند به گونه‌ای ارائه نمایند که تمام مراحل درخواست تا دریافت خدمت به صورت برخط، بدون دخالت عامل انسانی و بدون اخذ هرگونه مدرک از متقاضی خدمت با استفاده کامل از داده و اطلاعات ملی موضوع قانون مدیریت داده‌ها و اطلاعات ملی انجام گردد. دستگاه‌های اجرائی مذکور مکلفند تا پایان آذرماه ۱۴۰۲ کلیه استعلاماتی که توسط سایر دستگاه‌ها از آنها انجام میشود را به صورت برخط از طریق مرکز ملی تبادل اطلاعات در اختیار دستگاه متقاضی قرار دهند.
اهم تکالیف بند «ج» ، قانون بودجه 1402، در شکل زیر آورده شده است.
بر اساس مطالب بالا،
تعریف خدمت هوشمند عبارت است از خدمتي كه به صورت برخط و بدون دخالت عامل انساني و بدون اخذ هرگونه مدرك از متقاضي خدمت با استفاده كامل از داده و اطلاعات ملي موضوع قانون انجام گردد. بهبود فرایندها از الزامات هوشمندسازی است و شاخص‌های اصلی برای تعریف یک خدمت هوشمند به صورت نشان داده شده در شکل زیر خلاصه میشود.
از طرفی، علاوه بر برنامه بودجه 1402، در مصوبات دیگری در مجلس و شورای عالی فضای مجازی، تکالیف قانونی مشخصی را برای هوشمندسازی دولت مشخص کرده است که در برنامه هفتم توسعه قوانین مشخصی در این باره وضع شده است. در برنامه‌های توسعه قبلی (پنجم و ششم) نیز مصوبات مرتبطی وجود دارد. به عنوان مثال، بر اساس
قانون مدیریت داده‌ها و اطلاعات ملی (دوام)، لازم است پایگاه اطلاعات و مدارک تحصیلی کشور توسط وزارت علوم (و سازمان امور دانشجویان) تشکیل شود و با سایر خدمات دولت یکپارچه شده و بتواند به استعلام‌ها پاسخ دهد.
هوشمندسازی از نظر مدل‌های سنجش سطح آمادگی
هوشمندسازی یک سازمان را میتوان از نظر مدل‌های سنجش میزان آمادگی سازمان‌ها برای هوشمندسازی و استفاده از فناوریهای مرتبط مانند هوش مصنوعی نیز سنجید. برای این منظور، مدل نشان داده شده در شکل زیر، بر اساس مطالعه و بررسی چندین مدل جهانی شناخته شده در این حوزه، برای سنجش سطح آمادگی هوشمندسازی سازمان امور دانشجویان پیشنهاد شده است که هوشمندی سازمان را از نظر 5 رکن و 11 معیار ارزیابی می‌کند.
در تصویر ذیل مدل پیشنهادی سنجش سطح آمادگی برای هوشمندسازی سازمان نمایش داده شده است.
از نظر این مدل، سازمانی هوشمند است که در 5 رکن بیان شده در این مدل دارای شرایط مطلوبی باشد.
این شرایط عبارتنداز:
1. داده‌های با کیفیت و قابل اعتماد: وجود داده‌های مرتبط، با کیفیت بالا و قابل اعتماد برای استفاده در مدل‌ها و الگوریتم‌های هوشمند و تصمیم‌گیری درست بسیار حائز اهمیت است. تضمین صحت و سازگاری داده‌ها و حفاظت از حریم خصوصی و امنیت آنها نیز از شرایط اساسی است.
2. زیرساختهای فناوری: داشتن زیرساختهای فناوری مطلوب، از جمله سخت‌افزارهای ذخیره‌سازی و پردازش، نرم‌افزارها و سامان‌های لازم به ویژه استفاده از ابزارهای هوشمند، شبکه و امنیت مناسب برای پیاده‌سازی و اجرای سیستم‌های هوشمند و ارائه خدمات هوشمند امری ضروری است.
3. حاکمیت، راهبرد و مدیریت: تعیین راهبرد مناسب برای داده محور شدن و استفاده از فناوریهای هوشمند، مدیریت راهبردی و فرهنگ سازمانی منطبق با تغییرات ناشی از هوش مصنوعی از دیگر شرایط کلیدی است.
4. افراد و منابع انسانی متخصص: وجود نیروی انسانی متخصص و مجرب در زمینه‌های مرتبط با هوشمندسازی و داده‌کاوی برای تعریف، پیاده‌سازی، نگهداری، توسعه و مدیریت فرایندها و سامانه‌های هوشمند ضروری است.
5. فرایندها و روال‌های دیجیتالی: سازمان‌هایی که دارای فرایندهای بهینه شده و بازمهندسی شده بر اساس رویکرد دیجیتالی شدن باشند، قادر به ارائه خدمات هوشمند و بدون دخالت نیروی انسانی و استفاده بهینه از روش‌های هوشمند خواهند بود.
گذار از دوره آنالوگ به هوشمندی در سازمان امور دانشجویان
آنچه در اقدامات مرتبط با دولت هوشمند ملموس است، وجود عزم جدی در سطح دولت برای استقرار دولت هوشمند با الکترونیکی کردن خدمات و یکپارچه‌سازی بین دستگاهی است. بهدلیل جدید بودن این مباحث، گاهی مفاهیمی مانند سازمان الکترونیکی، سازمان دیجیتال و سازمان هوشمند بهجای یکدیگر استفاده میشود و گاهی باعث بروز اشکال در نحوه انجام امور و برنامهریزی برای انجام و تأمین زیرساختهای مورد نیاز آنها میشود. مسیر تحول برای هوشمندی، شامل مراحلی است که این مراحل برای سازمان امور دانشجویان به صورت خلاصه در شکل زیر آورده شده است.
هر کدام از این مراحل دارای ویژگیهایی است که بدون دستیابی به ویژگی های هر یک در یک سازمان یا دولت، امکان ورود به دیگری با چالش مواجه خواهد شد. در ادامه تفاوت این مفاهیم به صورت خلاصه مرور شده است.